Gestion des visioconférences sur nos comptes zoom
L’usage de la seconde salle de réunion reste délicat malgré mes recherches et tentatives. Pour éviter les coupures de réunions intempestives il faut être très vigilant à vérifier systématiquement qu’on utilise bien le bon compte que ce soit par l’interface web ou par l’application.
Voici la procédure que je vous propose pour programmer et lancer votre réunion :
- 1. Vérifier sur le planning outlook matériel si une salle de réunion est disponible
- 2. Se connecter avec un compte zoom disponible (cf codes ci-dessous) et vérifier que votre créneau reste entièrement disponible
- 3. Programmer votre réunion et indiquer sur le planning outlook matériel la réservation et le compte utilisé « Zoom Ifrée 1 » ou « Zoom Ifrée 2 » ainsi que votre nom
- 4. Au moment du lancement de la réunion en tant qu’animateur hôte de la réunion :
- NE PAS cliquer simplement sur le lien de la réunion que vous avez envoyé (risque de ne pas utiliser le bon compte et d’interrompre une réunion en cours ou de voir sa réunion s’interrompre au bout de 40 minutes car « l’animateur n’a pas rejoint la réunion »)
- VERIFIER systématiquement la connexion sur le bon compte, que ce soit suivant votre usage sur le site zoom, ou sur l’application zoom et cliquer sur « Commencer » ou « Commencer la réunion »
Autres principes que je préconise :
- Toujours programmer vos réunions même si c’est juste un rdv à 2 ou dans l’instant ou alors vérifier de bien utiliser votre compte perso
- Ne jamais lancer de réunion instantanée sans avoir vérifié préalablement que vous êtes sur votre compte perso ou que le créneau est disponible
- Contacter le collègue organisateur d’une réunion simultanée pour alerter et finir de vérifier ensemble la bonne répartition des salles de réunion
Par ailleurs, j’ai fait les même pré réglages sur les 2 comptes (pays, sondage, caméra…) et j’ai réglé le problème des dates et heures qui s’affichent maintenant à la française, je découvre encore des subtilités !