Les procédures pour faciliter le fonctionnement

L'idée est de rassembler ici les procédures utiles au fonctionnement de l'Ifrée

Zoom


Gestion des chantiers



Utilisation des mail et calendriers Outlook dans l'équipe

Ces fonctions nécessitent de faire partie du groupe Microsoft "Equipe" (voir avec Marc Bo pour inscrire quelqu'un) :
Le groupe Microsoft « Equipe » nous permet de mieux communiquer ensemble :
  • Les adresses mails de chacun sont de fait disponibles dans les contacts de notre boite outlook
  • Les calendriers également, il suffit d’un clic droit sur la liste de calendrier dans outlook pour ajouter les calendriers des collègues
  • La « liste de diffusion » equipe@ifree.asso.fr : quand vous souhaitez écrire à tous les membres de l’équipe, il vous suffit d’adresser votre mail à cette adresse

Création d'une boite mail pour un collègue

  • Créer le compte microsoft et ratacher à une licence Office 365 disponible
  • Saisir un mot de passe robuste (12 caractères variés)
  • Conserver le mot de passe dans une liste protégée
  • L'inscrire sur la liste équipe
  • Lui partager le calendrier matériel (Stéphanie F)
  • Lui partager le calendrier formation (Marc Bo)
  • Se connecter sur Outlook et activer la vue des détails du calendrier à tous les membres de la structure

Suppression d'une boite mail

  • Enregistrer un message d'absence
  • Convertir en boîte aux lettres partagée (admin exchange)
  • Retirer l'adresse de la liste équipe
  • Gérer la délégation de boîte aux lettres vers la personne de l'équipe désignée
  • Supprimer les rôles d'administration éventuels (admin.microsoft)
  • Enlever la licence Office 365

Créer un calendrier partagé sur Outlook

On peut soit créer un calendrier rataché à un compte existant et le partager à tous. Cela oblige ensuite à le partager avec chacun des membres de l'équipe un par un. On peut lui donner n'importe quel nom.
Soit créer un groupe office 365 et y associer les personnes avec qui l'on souhaite partager le calendrier. Il apparaîtra alors en bas sur outlook mais on ne peut pas en partager qu'un seul et il porte le nom du groupe.