Ce qui est différent à distance (partie 2)


  • La place disponible pour la convivialité, la rencontre, les échanges "en off" est quasi inexistante
>>> La motivation individuelle à participer repose davantage, voire exclusivement sur la pertinence et l'efficacité perçue de la réunion

  • La concentration est en partie consommée par la gestion de l'outil informatique
  • La concentration est en partie détournée vers la prise en compte de son image
  • La qualité moindre du son et l'absence de "non-verbal" augmente l'effort d'attention nécessaire
>>> La participation à une réunion à distance consomme plus d'énergie

  • Il n'y a pas de déplacement, donc moins d'enjeu dans le choix de participer ou quitter
  • La présence humaine n'est pas incarnée, la relation est distendue (latence, qualité de l'image)
  • Il est tentant de faire autre chose en même temps
>>> Le niveau d'implication n'est pas le même qu'en présence et peu rapidement changer

  • La présence humaine n'est pas incarnée, il n'y a pas d'engagement physique (seulement l'engagement moral et relationnel)
>>> L'attitude et la relation peuvent se dégrader plus rapidement


De nouveaux repères pour l'animateur


Transposer le soin à accueillir en réunion

Le faible temps disponible en visioconférence doit être consacré à l'échange et à la production (cf la fiche ressource sur les principes clés). La distance ne permet pas de favoriser l'accueil des participants et la transmission d'information.

Cela fait pourtant partie du rôle de l'animateur de réunion : sécuriser les participants.
A distance, ce rôle va se reporter en plus grande partie sur les échanges que pourra mettre en place l'animateur avant la réunions à distance.
Il devra s'assurer que chaque participants à toutes les informations utiles. Elles sont nombreuses et de nature très différentes :
  • organisationnelles : date, durée, ordre du jour, participants...
  • techniques : connexion, équipement, conditions propices...
  • pratiques : liens, fonctionnement des outils...
  • thématiques : présentation documents, informations, données...

A distance l'accueil des participants va consister à rendre toute ces informations disponibles et assimilables depuis l'invitation jusqu'au démarrage du travail. Se reférer à la fiche ressources Combiner visioconférence et outils.

Mais la capacité de l'animateur à prendre en charge la distance et bien accueillir dans ces conditions repose également sur :

Abandonner les repères visuels habituels

Pendant la réunion à distance, le retour visuel des participants est faible voir inexistant.
L'animateur manque des informations dont il a besoin pour réguler la réunion : l'état interne(fatigue, envie, crainte...), le sentiment par rapport aux contenus, le besoin d'intervenir, l'implication dans la tâche.

Le retour visuel est même trompeur car déformé ou décalé dans le temps.
L'animateur doit s'en méfier, éviter de l'interpréter, voire ne pas en tenir compte.

En compensation, l'animateur doit donc s'appuyer davantage sur l'expression explicite, verbale ou écrite :
  • il doit solliciter davantage l'expression des participants : quel est leur état d'esprit, quelles sont leurs réactions, questions...
  • il doit expliciter davantage ses choix de régulation : "plusieurs d'entre-vous ont exprimé ceci, je vais faire cela"

Pour faciliter les retours, l'animateur pourra :
  • donner la parole nominativement pour éviter la latence naturelle à la prise de parole en visioconférence
  • solliciter éventuellement aussi les retours écrits et symboliques (tchat, émoticones...).